PERENCANAAN STRATEGIS

BAB III

PERENCANAAN STRATEGIS

 

Perencanaan Starategis merupakan serangkaian kegiatan mendasar yang dibuat secara bersama sama antara pimpinan dan seluruh komponen organisasi untuk diimplementasikan dalam rangka pencapaian visi dan misi.

Model Rencana Strategis yang disusun ini adalah mengikuti pola sebagai berikut :

A.  ANALISA POTENSI DAN KELEMAHAN.

Keberhasilan pelaksanaan tugas Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam untuk mencapai Visi dan Misi yang telah ditetapkannya akan sangat dipengaruhi oleh lingkungan strategis sebagai factor penentuke berhasilan (critical success factors).

Untuk dapat mengidentifikasikan factor-faktor penentu keberhasilan maka terlebih dahulu perlu dianalisa sampai seberapa jauh misi Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam dipengaruhi oleh factor intern dan ekstren organisasi. Dengan mengetahui pengaruh intern dan ekstern organisasi maka untuk dapat mencapai keberhasilan pelaksanaan tugas perlu didorong dan ditumbuh kembangkan factor-faktor yang memberi kekuatan ( Strength ) dan peluang ( Opportunity ) guna dimanfaatkan untuk pengembangan organisasi. Sebaliknya factor-faktor yang menghambat organisasi seperti kelemahan ( Weakness ) dan ancaman ( Thread ) dapat diantisipasi dengan diatasi sejak dini agar tidak berpengaruh negative terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam sebagai Lembaga Pemerintah Daerah terdepan, fungsinya akan tidak bermakna sama sekali seandainya tidak didukung dengan anlisa yang tajam dan akurat mengenai beberapa factor yang mempengaruhi operasionalisasi strategis yang akan ditetapkan. Untuk itu ada beberapa factor utama yang harus benar benar diperhatikan yakni kekuatan organisasi, kelemahan, peluang dan ancaman yang akhirnya disingkronisasikan kedalam sebuah analisis yakni SWOT  agar nantinya diperoleh beberapa strategi pokok berdasarkan tingkat keuanggulan kompetitifnya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Analisa tersebut dapat diuraikan sebagai berikut

 

1.     Analisa Lingkungan Internal.

Analisis lingkungan internal ditentukan dengan mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan yang dihadapi, yaitu :

      a.   Kekuatan ( Strength ).

1).  Adanya Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota yang mengatur tugas pokok dan fungsi Kantor Pemadam Kebakaran.

2).    Adanya semanagat kerja yang tinggi dari pegawai

3).    Struktor organisasi yang mendukung

4).    Adanya suasana kerja yang mendukung

5).    Adanya sarana prasarana yang memadai.

 

b.  Kelemahan ( Weakness )

1).   Belum adanya  SOP penanggulangan kebakaran.

2).   Belum memadainya SDM baik kuantitas maupun kualitas

3).   Kurangnya sarana dan prasarana operasional

4).   Lembahnya pembinaan personil

 

2.  Analisis Lingkungan Eksternal.

Analisis Lingkungan eksternal ditentukan dengan mempertimbangkan peluang dan ancaman yang dihadapi.

a.Peluang ( Opurtunity )

1). Political Will yang kuat dari Pemerintah daerah untuk memberdayakan Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam

2).  Tersedianya Akses informasi

3).  Adanya pendidikan dan pelatihan teknis yang bisa diikuti pegawai

4).  Adanya Barisan Sukarela Kebakaran ( BALAKAR )

5). Adanya dukungan yang semakin meningkat dari sebagaian masyarakat yang mendukung upaya-upaya penertiban dan penegakan hukum.

6).  Adanya kondiisi politik dan ekonomi yang menunjang

 

b.Ancaman ( Threads )

1).  Belum memadainya sarana dan prasarana kota yang berhubungan dengan penanggulangan kebakaran

2). Rendahnya partisipasi masyarakat dibidang pencegahan dan penanggulangan kebakaran

3).  Belum tertatanya wilayah padat hunian/kumuh,  dan semakin    menjamurnya bangunan-bangunan tinggi

4).     Adanya prilaku masyarakat ditempat kebakaran yang destruktif

5).  Tidak sebandingnya percepatan IPTEK dengan kemampunya Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam

6).   Belum terjalinnya kordinasi kerja secara baik dengan dinas atau pihak lain.

B.  FACTOR KUNCI PENENTUAN KEBERHASILAN

Sesuai dengan Visi dan Misi Kantor Pemadam kebakaran Kota Batam yang telah ditetapkan  dan memperhatikan Analisa SWOT tersebut diatas, maka patut dipertimbangkan beberapa factor penentu keberhasilan (critical success factor) yaitu sebagai berikut :

  1. Komitmen pimpinan untuk meningkatkan peranan Kantor Pemadam kebakaran Kota Batam dalam hal pengamanan kota dibidang penanggulngan kebakaran termasuk didalamnya penyempurnaan sarana dan prasarana perkotaan yang berhubungan dengan penanggulnagan kebakaran dan bencana.
  2. Adanya dukungan Pemerintah Daerah terhadap pencegahan dan pemadaman
  3. Meningkatkan motivasi kerja pegawai dalam rangka meningkatkan kinerja Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam
  4. Terbinanya koordinasi antar instansi terkait
  5. Penggunaan teknologi yang sesuai

 

C.  PENETAPAN TUJUAN

Visi dan Misi Kantor Pemadam kebakaran Kota Batam yang telah ditetapkan diatas perlu dijabarkan dalam bentuk yang lebih terarah dan operasiona, yaitu berupa rumusan tujuan dan sasaran yang akan dicapai oleh kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam.

Tujuannya adalah Penjabaran atau Imlementasi dari Misi, sesuatu yang ingin dicapai/dihasilkan pada jangka waktu 1 s/d 5 tahun.

Adapun Kriteria utama dari tujuan adalah :

  1. Menjawab kesenjangan keadaan saat ini dengan keadaan yang diinginkan.
  2. Akseptabilitas dan pleksibilitas yaitu dapat diterima oleh semua pihak dan mudah disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi.

 

Berdasarkan uraian diatas Kantor Pemadam kebakaran Kota Batam dengan mempunyai tujuan yang jelas dan tegas maka akan mengetahui :

  1. Tingkat kesenjangan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat yang terjadi pada saat ini dengan yang ingin dicapai.
  2. Mengetahui dengan jelas apa yang harus dilaksanakan dalam kurun waktu            1 s/d 5 tahun mendatang dengan mempertimbangkan SDM yang dimiliki , factor lingkungan yang akan berpengaruh serta factor kunci penentu keberhasilan.

 

D.  PENETAPAN SASARAN

Sasaran mempunyai penjabaran dari tujuan yang telah ditetapkan, yang merupakan gambaran dari suatu yang akan dicapai melalui pelaksanaan beberapa kegiatan dalam jangka waktu tertentu (Tahunan, Semesteran, Triwulan dan bulanan).

Adapun Kriteria dari sasaran adalah :

  1. Mengambarkan hasil spesifik yang ingin dicapai
  2. dapat dinilai dan terukur
  3. Berorientasi pada hasil
  4. Dapat dicapai dalam waktu 1 (satu) tahun.

Sasaran yang ingin dicapai oleh Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam priode   2011 – 2016 dapat diuraikan sebagai berikut :

  1. tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
  2. Terwujudnya kualitas dan kuantitas pegawai
  3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas penanggulangan kebakaran
  4. Meningkatnya partisipasi masyarakat terhadap pencegahan dan pemadaman kebakaran.

 

E.  CARA PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN (STRATEGI)

Tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan harus diupayakan agar dicapai pada masa yang akan datang. Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran tersebut disusun strategi yang dirumuskan dalam program dan kegaiatan.

Program dalam kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa instansi pemerintah atau dalam rangka kerjasama dengan masyarakat, atau yang merupakan partisipasi masyarakat guna mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.

 

Kriterian Program  adalah :

  1. Sesuai dengan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran.
  2. Sederhana dan Applicable
  3. Acceptable
  4. Kontribusi dari masing-masing  Seksi
  5. Memperhatikan prioritas

 

Penetapan Program didasarkan pada jumlah dan sumber dana yang akan digunakan dalam pelaksanaan kegiatan mempunyai makna, yaitu :

  1. Sebagai penjabaran dari program
  2. Bisa dilakukan oleh masyarakat sebagai respon dari program
  3. Dimensi waktu  selama 1 (satu) tahun
  4. Spesifik yaitu menggambarkan hasil spesifik yang diharapkan
  5. Measurable, terukur, jelas waktu dan tingkat pencapaiannya
  6. Result Oriented, yaitu berorientasi kepada hasil dan bukan kepada proses.

 

Melalui implementasi kegiatan dimaksud, maka keberhasilan organisasi yang bersangkutan akan dapat diukur berdasarkan indikator-indikator tertentu.

 

Penetapan Kegiatan Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam mencakup kegiatan tahunan dari tahun 2011 – 2016, adalah :

  1. Perencanaan Pengendalian dan evaluasi pembangunan’
  2. Penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan
  3. Pembangunan, peningkatan dan pengadaan fasilitas sarana dan prasarana kebakaran di Pemerintah Kota Batam
  4. Peningkatan kualitas Sumber Daya Aparatur
  5. Peningkatan pelayanan Keuangan Daerah
  6. Pemberdayaan masyarakat dalam mencegah terjadinya bahaya kebakaran
  7. Peningkatan ketentraman, ketertiban dan supremasi hukum.

 

Untuk urusan fungsi program dan kegiatan Kantor Pemadam Kebakaran Kota Batam adalah sebagai berikut :

I.   Urusan                    : Pemerintahan Umum

Fungsi                   : Pelayanan Umum

Program               : Peningkatan Pelayanan Keuangan Daerah

Kagiatan               : Peningkatan Pelayanan Administrasi Perkantoran

II.   Urusan                  : Pemerintahan Umum

Fungsi                   : Pelayanan Umum

Program               : Pembangunan, Peningkatan dan Pengadaan fasilitas

Sarana dan Prasarana Perkantoran Pemerintah.

Kagiatan               : Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

III.  Urusan                  : Pemerintahan Umum

Fungsi                   : Pelayanan Umum

Program               : Peningkatan Kualitas Sumber daya Aparatur

Kagiatan               : Peningkata Kualitas dan Disiplin Aparatur

IV.  Urusan                  : Lingkungan Hidup

Fungsi                   : Lingkungan Hidup

Program               : Pengembangan dan Pengelolaan Utilitas dan fasilitas

UmumPerkotaan

Kagiatan               : Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan Kebakaran

V.  Urusan                   : Lingkungan Hidup

Fungsi                   : Lingkungan Hidup

Program               : Pengembangan dan Pengelolaan Utilitas dan fasilitas

UmumPerkotaan

Kagiatan               : Pengadaan sarana dan Prasarana Penanggulangan Kebakaran

Dari hasil diatas dapat diperjelas lagi dengan matrik dibawah ini.

NO

CARA MENCAPAI TUJUAN DAN SASARAN

KETERANGAN

PROGRAM

KEGIATAN

1

2

3

4

5

1. Pembangunan, Peningkatan dan Pengadaan fasilitasSarana dan Prasarana Perkantoran Pemerintah
  1. Pengadaan Kendaraan Roda 2
  2. Pangadaan Sarana dan Prasarana Perkantoran
  3. Perawatan Sarana dan Prasarana
20%20%

 

20%

20%20%

 

20%

 

20%20%

 

20%

20%20%

 

20%

20%20%

 

20%

2. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Aparatur
  1. Monitoring dan Evaluasi paska kebakaran.
  2. Peningkatan SDM Aparatur

Pembuatan SOP

20% 

20%

20%

20% 

20%

20%

20% 

20%

20%

20% 

20%

20%

20% 

20%

20%

3. Pengembangan dan pengelolaan Utilitas  dan fasilitas Umum Perkotaan 1. Pemeriksaan Berkala dan Sewaktu-waktu.2. Penilaian Teknis Izin Bangunan dan penggunaan Bahan APAR.

3. Pemungutan Retribusi

4. Penyuluhan dan Sosialisasi

5. Monitoring dan Evaluasi

6. Pembentukan Tim pengawasan bangunan Gedung dan tempat usaha.

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

4. Pengembangan dan pengelolaan Utilitas  dan fasilitas Umum Perkotaan 1. Pengadaan Hydran Kota

  1. 2.  Pengadaan Fire Truk

3. Kendaraan Supply

4. Pengadaan Mobil rescue

5. Pengadaan Apar

6. Pengadaan Peralatan Sarana dan prasarana Kebakaran

7. Pembangunan POS Pemadam Kebakaran

8. Pembangunan Markas Komando

 

 

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%

20%