GAMBARAN PELAYANAN SKPD

1.  KINERJA PELAYANAN MASA KINI

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam melaksanakan pelayanan bidang kependudukan dan pencatatan sipil, yaitu : 1.   Dokumen Kependudukan, meliputi : a.   Biodata Penduduk; b.   KK; c.   KTP; d.   Surat Keterangan Kependudukan; dan e.   Akta Pencatatan Sipil. 2.   Surat Keterangan Kependudukan, meliputi : a.   Surat Keterangan Pindah; b.   Surat Keterangan Pindah Datang; c.   Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri; d.   Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri; e.   Surat Keterangan Tempat Tinggal; f.    Surat Keterangan Kelahiran; g.   Surat Keterangan Lahir Mati; h.   Surat Keterangan Pembatalan Perkawinan; i.    Surat Keterangan Pembatalan Perceraian; j.    Surat Keterangan Kematian; k.   Surat Keterangan Pengangkatan Anak; l.    Surat Keterangan Pelepasan Kewarganegaraan Indonesia; m.  Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas; dan n.   Surat Keterangan Pencatatan Sipil.   Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil tersebut dilaksanakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam dan di tiap-tiap Kecamatan yang ada di Kota Batam.  

    1. TUPOKSI

(1)   Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan dibidang kependudukan dan pencatatan sipil serta tugas lain yang diberikan oleh Walikota.

(2)  Dalam pelaksanaan tugasnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretariat Daerah.

(3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud point (2), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyusunan program dan kegiatan dinas dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang;
  2. Penyelenggaraan urusan penatausahaan perkantoran yang meliputi urusan umum, urusan keuangan dan urusan kepegawaian;
  3. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan, dan pencatatan sipil;
  4. Penyelenggaraan kegiatan teknis operasional yang meliputi bidang pendaftaran dan informasi penduduk, bidang pencatatan sipil dan bidang pengendalian penduduk;
  5. Penyelenggaraan administrasi dan pelayanan umum kepada masyarakat dalam lingkup tugasnya;
  6. Pembinaan unit pelaksana teknis sesuai dengan lingkup tugasnya;
  7. Pelaksanaan koordinasi dengan unsur terkait lainnya dalam setiap penyelenggaraan kegiatan dinas;
  8. Pelaksaaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.

Sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam, yaitu Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan dan Pelayanan Umum bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Dalam melaksanakan pelayanan Dokumen Kependudukan dan Akta-akta Catatan Sipil, dilaksanakan dengan Program SIAK online. Dengan Program SIAK online membutuhkan data yang lengkap, maka sebelum melaksanakan pelayanan Dokumen Kependudukan dan Akta-akta Catatan Sipil harus diketahui terlebih dahulu bahwa data penduduk atau keluarga yang akan dilayani sudah ada pada database / server, dan jika belum ada maka harus dilaksanakan entry data terlebih dahulu, setelah itu baru kegiatan pelayanan dapat dilaksanakan. Dalam memberikan pelayanan tersebut tentu ada persyaratan yang harus dipenuhi sesuai dengan tahapan tahapan yang harus dilalui. Persyaratan yang harus dipenuhi tersebut merupakan syarat yang mutlak karena dalam pelayanan tersebut harus ada verifikasi dan validasi data. Setelah dilaksanakan verifikasi dan validasi data, baru dikeluarkan dokumen yang diminta. Sistem, prosedur, dan mekanisme dalam pelayanan Dokumen Kependudukan dan Akta-akta Catatan Sipil dilaksanakan agar Dokumen Kependudukan dan Akta-akta Catatan Sipil yang dihasilkan tertib, akurat, dan dinamis.  

2.  STRUKTUR ORGANISASI

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Pemerintah Kota Batam. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam bertugas memberikan pelayanan secara terpadu pada satu tempat oleh beberapa Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kecamatan dilingkunagan Pemerintah Kota Batam sesuai kewenangannya dan dioperasikan secara resmi oleh Walikota Batam. Struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam ditetapkan sebagai mana diperlihatkan pada gambar berikut :

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BATAM

draft

 

Jumlah pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam adalah sebanyak 147 Orang. Dengan susunan kepegawaian yang terdiri dari 1 orang Kepala Dinas, 1 orang Sekretaris Dinas, 4 orang Kepala Bidang, 15 orang Kepala Seksi, serta 126 orang Staf.

Operasionalisasi tugas, fungsi dan tanggung jawab Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam didukung oleh 147 orang pegawai. Tugas dan tanggung jawab Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam yang semakin hari semakin bertambah berat, terlebih dengan telah disahkan Peraturan Daerah Kota batam Nomor 8 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dan tuntutan peningkatan kualitas layanan, sehinggga untuk membantu pelaksanaan kedepan dibutuhkan personil. Secara kuantitas dan kualitas dari jumlah Pegawai Negeri Sipil baik Pegawai Negeri Sipil maupun Tenaga Honor Daerah tersebut diatas belum memadai. Meskipun demikian, masing – masing pegawai berusaha semaksimal mungkin untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam yang dipercayakan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batam.

2.  KELEMAHAN DAN KEKUATAN INTERNAL

1.   Kelemahan

a.   Kualitas Sumber Daya Manusia pengelola Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang masih kurang dalam iptek;

b.   Sarana dan prasana yang ada masih kurang menunjang.

 

2.   Kekuatan

a.   Adanya Otonomi Daerah;

b.  Kewenangan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.

 

3.  PELUANG DAN TANTANGAN EKSTERNAL

1.   Peluang

a.   Masyarakat sebagai pengguna jasa pelayanan;

b.   Kerjasama dengan Ketua RT dan RW;

c.   Dukungan dari Instansi berwenang lainnya.

 

2.   Ancaman

a.   Keadaan ekonomi penduduk yang cenderung terpuruk;

b.   Belum seluruh masyarakat memiliki dan menyadari pentingnya Dokumen Kependudukan dan Akta-akta Catatan Sipil.

 

4.  RUMUSAN PERMASALAHAN STRATEGIS YANG DIHADAPI MASA KINI

  1. Pokok Persoalan

Pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah salah satu urusan wajib yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah untuk Kabupaten/Kota, sesuai dengan pasal 14 ayat 1 (satu) huruf l Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah.

Kota Batam adalah salah satu Kabupaten/Kota yang sudah melaksanakan Program SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ) sesuai dengan Pasal 82 ayat (4) Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan bahwa, pengkajian dan pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dilakukan oleh Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota.

Dalam melaksanakan Program SIAK pelayanan Dokumen Kependudukan terhadap warga masyarakat, meliputi :

1. Biodata penduduk;

2. Kartu Keluarga (KK);

3. Kartu Tanda Penduduk (KTP);

4. Surat Keterangan Kependudukan ;

5. Akta Pencatatan Sipil.

Ada beberapa pokok persoalan dalam pelayanan Dokumen Kependudukan terhadap masyarakat antara fakta dan data yang disesuaikan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, yaitu :

1. Penerbitan dan penandatanganan KK dan KTP;

2. Penerbitan Akta Kelahiran.

b.   Pra Anggapan

  1. Sebelum Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan diterbitkan, Pelayanan Dokumen Kependudukan dilakukan baik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maupun pada Kecamatan dan Kelurahan mengacu kepada Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Pengendalian Penduduk dalam Daerah Kota Batam, sementara terdapat beberapa pasal di dalam Peraturan Daerah tersebut yang harus mendapat penyesuaian dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.
  2. Sehubungan semakin kompleksnya persoalan pelayanan Dokumen Kependudukan terhadap warga masyarakat, maka perlu adanya langkah penyesuaian dengan peraturan-peraturan di atasnya sebagai payung hukum dalam pelayanan Dokumen Kependudukan.

3.   Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, bahwa :

1. Pasal 59 (3) Biodata Penduduk, KK, KTP, Surat Keterangan Pindah Penduduk Warga Negara Indonesia antar Kabupaten/Kota dalam satu provinsi dan antar provinsi dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, Surat Keterangan Pindah Datang Penduduk Warga Negara Indonesia antar Kabupaten/Kota dalam satu provinsi dan antar provinsi dalam wilayah NKRI, Surat Keterangan Pindah Datang Penduduk Orang Asing dalam Wilayah NKRI, Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri, Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri, Surat Keterangan Tempat Tinggal untuk Orang Asing Tinggal Terbatas, Surat Keterangan untuk Orang Asing, Surat Keterangan Lahir Mati untuk Orang Asing, Surat Kematian untuk Orang Asing, Surat Pembatalan Keterangan Perkawinan, Surat Keterangan Pembatalan Perceraian, Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas, diterbitkan dan ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana.

2.   Pencatatan Kelahiran

1)   Pasal 32 (1) pelaporan kelahiran yang melampaui batas waktu 60 (enam puluh) hari sampai dengan 1 (satu) tahun sejak tanggal kelahiran, pencatatan dilaksanakan setelah mendapatkan persetujuan Kepala Instansi Pelaksana.

2)   Pasal 32 (2) pencatatan kelahiran yang melampaui batas waktu 1 (satu) tahun dilaksanakan berdasarkan penetapan Pengadilan Negeri. Akta-akta tersebut diterbitkan oleh Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Instansi Pelaksana, yang berkedudukan di tingkat Kecamatan, sebagai satuan kerja di tingkat Kecamatan, sepanjang UPTD tersebut telah terbentuk. Pembentukan UPTD Intansi Pelaksana diprioritaskan pada Kecamatan yang :

1)   Kondisi geografis terpencil, sulit dijangkau transportasi umum dan sangat terbatas akses pelayanan publik dan/atau;

2)   Memerlukan pemenuhan kebutuhan masyarakat.