TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN PROTOKOL

(Berdasarkan Perda SOTK  No. 8 Tahun  2007)

Bagian Protokol: Mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam melaksanakan penyusunan program dan urusan yang berkaitan dengan Administrasi keprotokolan berupa pengkondisian setiap acara, mengatur pelayanan umum, Tata Upacara, Tata Letak, akomodasi serta menjadi penghubung Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Pusat dan Luar Negeri.

Dalam Pelaksanaan tugas, bagian protokol terdiri dari:

a. Sub Bagian Tamu

Sub bagian Tamu mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas bagian protokol dibidang pelayanan tamu. Dengan uraian tugas sebagai berikut:

• Penyusunan, pelaksanaan dan pembuatan rencana kegiatan dibidang pelayanan tamu.
• Penataan administrasi pelayanana tamu yang terkait dengan pengaturan keprotokolan.
• Penataan dan pengaturan penerimaan tamu-tamu pemerintah daerah yang berhak menrima pelayanan keprotokolan.
• Persiapan penyenggaraan upacara-upacara pelantikan, rapat-rapat dan pertemuan dinas lainnya.
• Pengkondisian dan pengaturan penerimaan tamu-tam, baik tamu daerah, tamu negara maupun tamu perwakilan Negara-negara sahabat.
• Pengkondisian dan pengaturan persiapan rapat/pertemuan, resepsi dan upacara serta kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayananan protokoler.
• Pengaturan akomodasi, pengamanan dan acara tamu Negara, Daerah dan Perwakilan Negara sahabat dengan Koordinasi kepada satuan kerja perangkat daerah atau intansi terkait.
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.

b. Sub Bagian Acara

Sub bagian acara mempunyai  tugas melaksanakan sebagian tugas bagian protokol di Bidang Acara, dengan uraian tugas sebagai berikut:

• Penyusunan, pelaksanaan dan pembuatan rencana kegiatan di bidang Penyelenggaraan acara.
• Penataan administrasi penyelenggaraan acara yang dilakukan dan atau yang diikuti oleh Pemerintah Daerah sesuai dengan aturan keprotokolan.
• Pengaturan, Penataan dan pengelolaan segala bentuk acara yang dilaksanakan dan atau diikuti oleh Pemerintah Daerahsesuai dengan aturan Keprotokolan.
• Penyenggaraan upacara-upacara pelantikan, rapat-rapat dan pertemuan dinas lainnya.

• Pengaturan persiapan rapat/pertemuan, resepsi dan upacara serta kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayananan protokoler.

• Pengaturan akomodasi, pengamanan acara tamu Negara, Daerah dan Perwakilan Negara sahabat dengan berkoordinasi kepada satuan kerja perangkat daerah atau intansi terkait.
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.
  

c. Sub Bagian Penghubung Dalam dan Luar Negeri

Sub Bagian Penghubung Dalam dan Luar Negeri mempunyai  tugas melaksanakan sebagian tugas bagian protokol di Bidang Penghubung Dalam dan Luar Negeri, dengan uraian tugas sebagai berikut:

• Penyusunan, pelaksanaan dan pembuatan rencana kegiatan di bidang penghubung dalam dan Luar Negeri.
• Pengkondisian segala informasi dan rencana kegiatan untuk memperlancardan menyukseskan agenda pertemuan, resepsi, pelantikan, penyambutan dan pelayanana tamu-tamu baik didalam maupun diluar Negeri sesuai dengan aturan Keprotokolan.
• Penyiapan bahan dan penyusunan agenda kegiatan baik tentatif maupun definitif sesuai dengan kesepakatan daerah Kabupaten/Kota, Propinsi pusat maupun mancanegara.
• Pelaksanaan  Koordinasi yang lebih insentif baik dengan pemerintah kabupaten/kota maupun perwakilan Pemerintah Kota Batam yang ada baik tingkat propinsi, pusat maupun mancanegara dalam menyukseskan setiap kegiatan yng berkaitan dengan  bidang keprotokolan.

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.